Đầu tư 101+: Chi phí chung (overhead) là gì?

Định nghĩa:

Chi phí chung/chi phí gián tiếp (overhead cost) là một loại chi phí tài chính dùng để duy trì hoạt động kinh doanh ngoài những chi phí trực tiếp của sản phẩm hoặc dịch vụ.

Tìm hiểu về chi phí chung

Chi phí chung hay chi phí gián tiếp chính là chi phí dành cho những tài liệu và dịch vụ giúp doanh nghiệp tiếp tục duy trì hoạt động hàng tháng. Đó là chi phí để vận hành và hỗ trợ doanh nghiệp. Những chi phí này không trực tiếp tạo ra doanh thu, nhưng bạn cần phải trả cho dù doanh nghiệp của bạn có kiếm được tiền hay không. Tính toán chi phí chung là một bước rất cần thiết để xây dựng ngân sách. Doanh thu của một công ty phải cao hơn chi phí trực tiếp và chi phí chung cộng lại nếu họ muốn tạo ra lợi nhuận. Vì vậy, các doanh nghiệp phải cân nhắc các khoản chi phí chung khi đưa ra các quyết định quan trọng như định giá cho các sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp.

Ví dụ

Chi phí chung của mỗi công ty sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình kinh doanh. Chi phí chung của công ty bán lẻ quần áo có thể bao gồm tiền thuê mặt bằng, điện nước, bảo hiểm, thuế, thiết bị văn phòng (như máy tính và điện thoại) cũng như các chi phí sửa chữa và bảo trì. Các khoản mục lương không góp phần tạo ra sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ, chẳng hạn như lương quản lý nhân sự, cũng được tính là chi phí chung.

Bài học

Chi phí chung cũng giống như động cơ trong xe ô tô vậy…

Xe của bạn cần có một chiếc động cơ để chạy. Động cơ thực chất sẽ không đưa bạn đi từ một địa điểm này đến một địa điểm khác, nhưng đây là thứ cần thiết nếu bạn muốn đến nơi mà mình muốn. Tương tự, chi phí chung không đóng góp trực tiếp vào doanh thu. Thay vào đó, những chi phí dạng này dùng để trang trải cho tất cả các thiết bị hỗ trợ, vật liệu và dịch vụ cần thiết để doanh nghiệp tiếp tục hoạt động.

Các loại chi phí chung

Chi phí chung có thể là cố định, khả biến hoặc bán biến.

Chi phí chung cố định là bằng nhau ở mọi thời điểm. Ví dụ, tiền thuê nhà và phí bảo hiểm là những khoản chi phí chung cố định. Dù khối lượng sản xuất có thay đổi thì cũng không ảnh hưởng đến chúng. Chi phí chung khả biến thường sẽ thay đổi theo mức độ hoạt động của công ty. Chẳng hạn, chi phí quảng cáo và tiếp thị sẽ tăng lên trong các kỳ nghỉ lễ bận rộn.

Dạng chi phí chung cuối cùng là chi phí bán biến, tức là kết hợp giữa cố định và khả biến. Ví dụ, các chi phí tiện ích (như hóa đơn tiền điện) thường có cả mục cố định và biến đổi, trong đó có thể sẽ có khoản phí cơ bản kèm theo phí biến đổi được tính dựa trên khối lượng sử dụng.

Tùy thuộc vào tính chất của doanh nghiệp, chi phí chung có bốn loại chính. Từng loại sẽ được đào sâu ngay sau đâu.

Chi phí hành chính và tổng hợp

Các loại chi phí gián tiếp này phục vụ cho các hoạt động chung hàng ngày của doanh nghiệp, chẳng hạn như phí hoạt động trụ sở chính của công ty. Chúng sẽ không bị ràng buộc trực tiếp với khâu sản xuất sản phẩm nhưng vẫn tác động đến toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung.

Vật tư văn phòng, bảo hiểm, tiền thuê mặt bằng, thanh toán thế chấp, và tiền điện nước cho tòa nhà văn phòng, cũng như các chi phí pháp lý, là những ví dụ điển hình về chi phí hành chính và chi phí tổng hợp.

Bảng lương nhân viên cũng được tính vào chi phí hành chính và tổng hợp. Đây thường là các khoản lương cho lễ tân, thư ký và nhân viên hỗ trợ. Tuy nhiên, khoản thanh toán lương cho nhân công trực tiếp không được tính là chi phí chung.

Chi phí bán hàng và phân phối

Chi phí bán hàng là số tiền chi tiêu để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Mục đích ở đây là để kích cầu và đảm bảo đơn hàng. Ví dụ tiêu biểu như chi phí quảng cáo và tiếp thị, chiết khấu, giảm giá, hoa hồng bán hàng và trả lương cho nhân viên bán hàng.

Chi phí quảng cáo và tiếp thị thường thay đổi, trong khi tiền lương cho nhân viên bán hàng có thể cố định hoặc bán biến, tùy thuộc vào cơ cấu chi trả hoa hồng.

Chi phí phân phối bao gồm những thứ như vận chuyển sản phẩm đến và đi từ kho hàng và chuyển giao sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ "giao hàng miễn phí" cho những khách hàng đặt hàng trên 1 triệu đồng thì công ty đó thường sẽ tính chi phí vận chuyển vào tổng chi phí phân phối của họ.

Các chi phí phân phối khác có thể bao gồm tiền lương cho nhân viên đóng gói và chi phí thuê và bảo trì nhà kho.

Chi phí nghiên cứu và phát triển

Một số doanh nghiệp có thể có một bộ phận chuyên trách về mảng nghiên cứu và phát triển. Bộ phận này sẽ thử nghiệm các sản phẩm mới và nhằm mục đích cải tiến các sản phẩm hiện có để mở rộng dịch vụ hoặc các dòng sản phẩm của công ty.

Chi phí nghiên cứu bao gồm các chi phí cần thiết để hỗ trợ công trình nghiên cứu. Chi phí nguyên vật liệu cho một dự án nghiên cứu, đăng ký mua sách và tạp chí khoa học, và chi phí nộp đơn đăng ký bằng sáng chế đều thuộc chi phí nghiên cứu và phát triển.

Chi phí sản xuất

Chi phí sản xuất chung là chi phí sản xuất không liên quan trực tiếp đến sản phẩm. Tiền chiếu sáng, điều hòa, vật liệu làm sạch và bảo trì máy móc của một cơ sở sản xuất là các chi phí khả biến hoặc bán biến thuộc nhóm chi phí sản xuất chung. Lương của người quản lý, giám sát, cũng như nhân viên sửa chữa và bảo dưỡng cũng rơi vào nhóm này.

Chi phí chung ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào?

Chi phí chung ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhìn chung, đây là những chi phí không thể tránh khỏi và quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nhưng không trực tiếp thúc đẩy hoạt động bán hàng hoặc tăng doanh thu.

Bởi vì chi phí chung có xu hướng là cố định hoặc bán biến nên chúng có thể khó thay đổi và thường không tăng giảm theo quy mô sản xuất. Nếu chi phí chung quá cao, doanh nghiệp có thể sẽ gặp khó khăn hơn trong việc tồn tại qua những thời kỳ ảm đạm.

Ví dụ, nếu thuế bất động sản mà doanh nghiệp phải đóng lại cao hơn mức trung bình của toàn ngành thì điều đó có thể có nghĩa là doanh nghiệp này đã đầu tư vào nhiều bất động sản, nhà máy và thiết bị hơn các đối thủ cạnh tranh hoặc họ đang hoạt động ở khu vực có thuế suất cao hơn. Đây có thể là một nước cờ không tồi nếu doanh nghiệp đó có triển vọng tăng trưởng. Tuy nhiên, nếu nhu cầu đột ngột giảm, doanh nghiệp có thể sa lầy với các hóa đơn thuế bất động sản đắt đỏ mà họ không đủ sức chi trả, đặc biệt vì việc chuyển dời địa điểm hoạt động sẽ tốn kém cả thời gian và tiền bạc. Chi phí chung càng cao, doanh nghiệp càng có nhiều rủi ro gặp phải các vấn đề tài chính nếu doanh số bán hàng giảm sút.

Nói chung, khi chi phí chung xuống thấp hơn, doanh nghiệp sẽ trở nên linh hoạt hơn với tiềm năng lợi nhuận lớn hơn khi doanh số bán hàng tăng lên. Nếu doanh nghiệp có chi phí thấp hơn đối thủ, họ có thể bán sản phẩm với cùng mức giá nhưng vẫn thu được nhiều lợi nhuận hơn. Doanh nghiệp đó cũng có nhiều tiềm lực hơn để triệt tiêu đối thủ cạnh tranh trong cuộc chiến về giá nếu cần.

Cách tính chi phí chung

Khi tính toán chi phí chung của một doanh nghiệp, bạn nên xem xét mọi khoản chi phí và phân loại từng khoản chi phí đó thành chi phí chung hoặc chi phí trực tiếp. Chi phí trực tiếp thường là chi phí nhân công trực tiếp (như tiền lương theo giờ cho những người làm việc trong dây chuyền lắp ráp) và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (như nguyên liệu thô được sử dụng để tạo ra sản phẩm). Hầu hết mọi thứ còn lại đều sẽ là chi phí chung.

Doanh thu (doanh số trừ đi các khoản hoàn trả) - Giá vốn hàng bán (chi phí nguyên vật liệu và nhân công) - Chi phí chung (chi phí gián tiếp) = Lợi nhuận ròng

Chi phí chung có thể sẽ thay đổi theo từng giai đoạn vì một số loại chi phí trong đó có thể thay đổi (chẳng hạn như phí marketing) hoặc bán biến (chẳng hạn như tiền điện nước). Vì vậy, để xây dựng nguồn ngân sách tốt hơn cho các chi phí chung, hãy thử tính trung bình các chi phí của bạn trong 12 tháng qua hoặc ước tính chúng dựa trên chi phí mà bạn sử dụng trong cùng kỳ năm ngoái.

Cách tính tỷ lệ chi phí chung

Tỷ lệ chi phí chung giúp bạn so sánh chi phí chung của mình với chi phí sản xuất và tổng chi phí trực tiếp. Bạn có thể sử dụng chi phí chung để tính giá sản phẩm hoặc để phân bổ chi phí sản xuất chung vào giá vốn hàng bán trên báo cáo tài chính. Việc tính toán chi phí chung cũng có thể quyết định độ hiệu quả của doanh nghiệp và giúp bạn lập ngân sách chi phí chung cho một dự án sắp tới.

Tỷ lệ chi phí chung là tổng chi phí chung chia cho một thước đo phân bổ nào đó (chẳng hạn như số giờ lao động trực tiếp hoặc số giờ vận hành máy) trong một kỳ báo cáo cáo tài chính.

Giả sử rằng một công ty ABC có tổng chi phí chung là 10 triệu đồng một tháng và chi phí sản xuất trực tiếp là 20 triệu đồng (còn gọi là thước đo phân bổ). Bằng cách chia chi phí chung cho chi phí trực tiếp, nhà phân tích có thể thấy rõ bao nhiêu doanh thu chuyển thành chi phí chung. 10 triệu đồng chia cho 20 triệu đồng bằng 0,5 đồng.

Vì vậy, công ty phải gánh một khoản chi phí chung trị giá 0,5 đồng cho mỗi 1 đồng chi tiêu cho chi phí sản xuất trực tiếp.

Bạn cũng có thể tính toán tỷ lệ chi phí chung trên số giờ lao động trực tiếp. Ví dụ, giả sử doanh nghiệp có 700 giờ lao động trực tiếp mỗi tháng. Lấy tổng chi phí chung chia cho tổng số giờ lao động trực tiếp sẽ cho ra tỷ lệ phân bổ chi phí khoảng 14.285 đồng (10 triệu đồng / 700 giờ = 14.285 đồng/giờ). Nói cách khác, công ty ABC phải chịu khoản chi phí chung trị giá 14.285 đồng cho mỗi giờ người lao động trực tiếp làm ra bánh.

Nếu công ty muốn ước tính chi phí chung cho một đơn hàng đặc biệt gồm 100 chiếc bánh nhân ngày lễ, thì công ty ABC có thể xác định chi phí chung cho đơn hàng này dựa trên số giờ cần hoàn thành. Nếu công nhân làm bánh mất 5 giờ để hoàn thành đơn hàng này, chi phí chung sẽ lên tới 71.425 đồng (5 giờ ×14.285 đồng = 71.425 đồng).

Để xác định tỷ lệ chi phí chung trên mỗi đơn vị, bạn có thể chia tổng chi phí chung 10 triệu đồng cho số đơn vị đã bán ra. Vì vậy, nếu công ty bán được 1.250 chiếc bánh trong một tháng, tỷ lệ chi phí chung trên mỗi đơn vị sẽ là 8.000 đồng cho mỗi chiếc bánh (10 triệu đồng / 1.250 đơn vị = 8.000 đồng).

Tỷ lệ chi phí chung có rất nhiều ứng dụng. Những tỷ lệ như thế này có vai trò đặc biệt quan trọng để doanh nghiệp có thể định giá sản phẩm của mình một cách thích hợp nhằm đảm bảo có mức tỷ suất lợi nhuận đủ cao để trang trải cho mọi chi phí, cả trực tiếp và gián tiếp.

Đăng Khoa - Theo learn.robinhood.com