OPEX là gì? Phương pháp tối ưu chi phí hoạt động OPEX

Một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều phải chi ra các khoản phí nhất định để duy trì hoạt động kinh doanh. Các chi phí này được gọi là OPEX. Vậy OPEX là gì và được xác định như thế nào? Đâu là giải pháp tối ưu khoản chi phí OPEX hiệu quả cho các doanh nghiệp hiện nay?

OPEX là gì?

OPEX là từ viết tắt của Operating Expenditure, có nghĩa chi phí hoạt động, ngoài ra còn được hiểu là Operating Costs. OPEX thể hiện cho các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thường xuyên. Trong đó bao gồm tiền thuê cơ sở vật chất (nhà, thiết bị,...), chi phí tồn kho, tiếp thị, lương nhân viên, quỹ được phân bổ cho hoạt động nghiên cứu và phát triển.

OPEX là gì? Đây là khoản chi phí hoạt động của một doanh nghiệp 

Đặc điểm của OPEX

Để hiểu rõ hơn OPEX là gì, doanh nghiệp cũng cần nắm được các đặc điểm chính của chỉ số này. 

• OPEX - Operating Cost là khoản chi phí cần thiết, giúp đảm bảo sự tồn tại và khả năng vận hành ổn định của doanh nghiệp. Bởi, nếu muốn duy trì và phát triển, doanh nghiệp nào cũng phải chi trả rất nhiều loại phí trong quá trình hoạt động.
• Trong thực tế, mọi doanh nghiệp đều cần giảm OPEX để gia tăng lợi nhuận và khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, điều này cũng có thể gây ảnh hưởng xấu đến tình trạng và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, OPEX cần được điều chỉnh ở mức phù hợp để đảm bảo chất lượng và có thể mang lại những kết quả tốt hơn.

Đặc điểm nổi bật nhất của OPEX là gì? OPEX là khoản chi cần thiết cho sự tồn tại của doanh nghiệp

Các thành phần của OPEX

Thông thường, OPEX bao gồm các khoản chi phí sau:

• Tiền lương, thưởng nhân viên
• Chi phí kế toán
• Phí giấy phép
• Chi phí văn phòng
• Các loại thuế: Tài sản, thu nhập doanh nghiệp, môn bài,…
• Chi phí vật tư
• Chi phí bảo trì và sửa chữa
• Chi phí bảo hiểm
• Chi phí đi lại, phương tiện phục vụ hoạt động kinh doanh
• Chi phí quảng cáo, tiếp thị
• Chi phí tiện ích, giải trí, sự kiện,…
• Chi phí thuê luật sư, giải quyết các sự kiện pháp lý phát sinh,…

Lưu ý: OPEX rất dễ bị hiểu nhầm là chi phí vận hành. Vì vậy, bên cạnh việc xác định OPEX là gì, doanh nghiệp phải hiểu rõ tất cả các vấn đề như: Chi phí vận hành là gì? Chi phí vận hành gồm những gì? Bởi dù chi phí vận hành cũng phát sinh trong quá trình kinh doanh thường xuyên nhưng lại không bao gồm khoản lương nhân công và tiền mua nguyên vật liệu trực tiếp.

Thành phần của Operating Cost là gì? OPEX -  Operating Cost được cấu thành bởi rất nhiều chi phí khác nhau

Cách xác định OPEX

Thông thường, mỗi doanh nghiệp sẽ phải lập báo cáo thu nhập định kỳ để theo dõi doanh thu và chi phí trong một khoảng thời gian nhất định. Từ đó xác định chi phí hoạt động, lợi nhuận thu được và phân tích kết quả kinh doanh. Đây cũng là cách để các cấp quản lý hiểu rõ hơn OPEX là gì và có giải pháp tối ưu cho chỉ số này.

Trong báo cáo thu nhập, chi phí được phân thành 6 nhóm gồm: 

• Giá vốn hàng bán
• Chi phí bán hàng trực tiếp
• Khấu hao tài sản hữu hình và vô hình
• Chi phí từ hoạt động khác
• Chi phí lãi vay
• Thuế thu nhập

Giá trị OPEX sẽ được xác định bằng tổng tất cả các chi phí trên. Tuy nhiên, trong thực tế, chi phí OPEX còn phụ thuộc vào các yếu tố như loại hình kinh doanh và quy mô của từng doanh nghiệp.

OPEX được tính toán và thể hiện trong báo cáo thu nhập doanh nghiệp

Cách triển khai OPEX

• Xác định và phân loại chi phí: Tất cả các khoản chi phí nhân viên, tiếp thị, nguồn lực vật liệu,... cần được xác định và phân loại theo từng danh mục phù hợp. Việc làm này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về chi phí, từ đó quản lý một cách hiệu quả hơn.
• Thiết lập ngân sách cho OPEX: Mục đích của việc làm này là để dự trù và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Theo đó, doanh nghiệp cần cân nhắc một số yếu tố như lợi nhuận, tình hình tài chính và các hạng mục ưu tiên đầu tư khác.
• Đánh giá hiệu quả chi phí: Bao gồm việc so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đã đề ra và tìm cách cải thiện quy trình, chi phí OPEX nếu cần.
• Tìm kiếm cơ hội tiết kiệm chi phí: Áp dụng công nghệ tiên tiến, tối ưu hóa quy trình sản xuất, chọn lựa nhà cung cấp có giá cả cạnh tranh hơn,...
• Thiết lập và theo dõi các KPIs quan trọng: Cụ thể là chỉ số chi phí, hiệu suất và mục tiêu lợi nhuận. Cách làm này giúp cho việc đánh giá quá trình quản lý OPEX chính xác và hiệu quả hơn.
• Liên tục cải tiến: Doanh nghiệp cần đánh giá, điều chỉnh, cải tiến quy trình và chi phí liên tục để tối ưu hóa hoạt động.

Cắt giảm OPEX phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp thu được khoản lợi nhuận cao hơn

Ưu điểm và nhược điểm của OPEX

Ưu điểm

• OPEX có thể cắt giảm để tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao lợi nhuận và tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp. 
• OPEX được thể hiện rõ ràng trên báo cáo thu nhập nên rất dễ để tính toán.

Nhược điểm

• Việc cắt giảm chi phí hoạt động OPEX là rất cần thiết nhưng đây lại là “bài toán khó” đối với mỗi doanh nghiệp. Bởi vì, OPEX phải được cắt giảm ở mức phù hợp mới không ảnh hưởng đến chất lượng và kết quả kinh doanh.
• OPEX cũng đòi hỏi các chủ doanh nghiệp phải theo dõi thường xuyên, liên tục thì mới có thể nhận định chính xác và kịp thời về tình hình tài chính hiện tại. Để từ đó đưa ra các quyết định điều chỉnh và cắt giảm phù hợp hơn.

Nhược điểm của OPEX là gì? OPEX đòi hỏi các chủ doanh nghiệp phải theo dõi thường xuyên và liên tục

Ý nghĩa của OPEX và tầm quan trọng đối với doanh nghiệp

Ý nghĩa

• OPEX giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống hoạt động kinh doanh. Từ đó tạo nên chất lượng hình ảnh của công ty, tăng khả năng tiếp cận với khách hàng và mở rộng cơ hội phát triển kinh doanh.
• Chi phí hoạt động OPEX của doanh nghiệp có thể cắt giảm để tối ưu khả năng cạnh tranh và gia tăng lợi nhuận. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cắt giảm các chi phí hoạt động ở mức phù hợp, đồng thời có sự quản lý chặt chẽ để tránh ảnh hưởng đến chất lượng và doanh số.

Hiểu được ý nghĩa của OPEX là gì có thể giúp doanh nghiệp tận dụng được nhiều cơ hội để phát triển

Tầm quan trọng của OPEX đối với doanh nghiệp

• Quản lý tài chính: Quản lý OPEX đúng cách và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Đồng thời nâng cao lợi nhuận và duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường.
• Duy trì sự tồn tại và vận hành ổn định của doanh nghiệp: Các khoản chi phí cấu thành nên OPEX cần được thanh toán đúng hạn để đảm bảo doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động liên tục và tránh những rủi ro tồn đọng.
• Đánh giá hiệu quả hoạt động: Thông qua OPEX, doanh nghiệp sẽ xác định được các nguồn lực và khoản chi phí. Từ đó đánh giá hoạt động kinh doanh hiệu quả hay không và có biện pháp phù hợp hơn để đạt được mục tiêu.
• Đầu tư và phát triển: Khoản chi phí OPEX tiết kiệm được có thể sử dụng để đầu tư vào các hoạt động khác (nghiên cứu, phát triển sản phẩm mới, cải thiện công nghệ,...) nhằm nâng cao chất lượng và mở rộng quy mô kinh doanh.

Nhìn chung, hiểu được bản chất của OPEX là gì cũng như ý nghĩa và tầm quan trọng của chỉ số này sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. 

Phương pháp tối ưu OPEX hiệu quả

Dưới đây là 4 phương pháp tối ưu OPEX các doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng.

Tiết kiệm chi phí văn phòng

Xét về dài hạn, chi phí văn phòng là một khoản chi cực kỳ lớn. Vì thế, để tối ưu OPEX, chi phí văn phòng cần được kiểm soát và cắt giảm bằng các cách sau:

• Hạn chế việc in ấn khi không thực sự cần thiết và khuyến khích nhân viên ưu tiên sử dụng Email hay các phần mềm quản lý trên Internet để gửi báo cáo.
• Tắt các thiết bị điện khi không có nhu cầu sử dụng như điều hòa, máy tính, quạt, đèn,...
• Bảo dưỡng các thiết bị nội thất, máy móc trong văn phòng định kỳ.

Cắt giảm chi phí văn phòng phù hợp sẽ giúp tối ưu OPEX 

Xây dựng bộ máy doanh nghiệp tinh gọn, hiệu quả

Bộ phận quản lý nhân sự cần đánh giá khối lượng và yêu cầu công việc chính xác để có quyết định tuyển dụng phù hợp. Tránh tình trạng tuyển dụng quá nhiều, gây dư thừa nhân sự dẫn đến tăng chi phí tiền lương. 

Bên cạnh đó, thay vì thành lập các phòng ban lớn, doanh nghiệp có thể xây dựng cơ cấu theo hướng tinh gọn, hợp lý. Đồng thời, quản lý bằng những quy chuẩn hóa và rõ ràng đầu việc để tiết kiệm chi phí tiền lương.

Ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến

Đầu tư vào ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh là một giải pháp nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm chi phí OPEX hiệu quả. Dưới đây là một số cách ứng dụng khoa học công nghệ có thể cho thấy hiệu quả rõ nét nhất trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

• Ứng dụng hình thức thanh toán trực tuyến để cắt giảm chi phí vận chuyển và hoa hồng cho bên trung gian. Nhiều trường hợp, doanh nghiệp có thể thu về lợi ích kinh tế nhỏ thông qua chính sách hoàn tiền từ dịch vụ thanh toán trực tuyến.
• Sử dụng các phần mềm như quản lý bán hàng, kế toán để vừa đảm bảo độ chính xác vừa giảm lao động trong công việc. Từ đó giúp giảm chi phí thuê nhân viên.
• Sử dụng dịch vụ điện thoại, viễn thông, Internet để góp phần làm giảm chi phí liên lạc theo phương thức truyền thống giữa các chi nhánh, đối tác khách hàng,...

Thanh toán trực tuyến giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí vận chuyển và hoa hồng cho bên trung gian

Phát triển hệ thống khách hàng mới từ khách hàng cũ

Các công ty cần phải xây dựng, phát triển hệ thống quản lý khách hàng mới và cũ phù hợp để có thể gia tăng hiệu quả kinh doanh. Bởi vì, 80% tỷ trọng doanh số bán hàng đến từ 20% các khách hàng cũ. Trong khi, 80% khách hàng mới chỉ mang về 20% doanh số bán hàng.

Việc công ty chỉ tập trung tìm kiếm các đối tác mới mà không chú trọng chăm sóc khách hàng cũ sẽ gây tổn hại về doanh số và tốn kém nhiều chi phí. Thay vào đó, doanh nghiệp cần tập trung hơn nữa vào việc chăm sóc và giữ chân khách hàng cũ. Đây cũng là một cách tạo dựng hình ảnh tốt cho doanh nghiệp và tăng cơ hội tìm kiếm khách hàng mới.

So sánh OPEX và CAPEX

CAPEX (Capital Expenditure) là khoản chi phí đầu tư vào tài sản cố định của doanh nghiệp nên sẽ khác biệt hoàn toàn với OPEX (Operating Expenses). Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định chính xác điểm khác biệt giữa CAPEX và OPEX là gì để hiểu nguồn tiền đang được phân bổ như thế nào trong quá trình hoạt động.

Dưới đây là bảng so sánh có thể giúp doanh nghiệp nhìn thấy các điểm khác biệt giữa Capital Expenditure và Operating Expenses là gì.

Kết luận

Trên đây là các nội dung về vấn đề OPEX là gì và phương pháp tối ưu chỉ số này cho doanh nghiệp. Có thể thấy, OPEX (Operating Expense) có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì liên quan đến việc quản lý các khoản chi phí hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Chi phí OPEX cũng cần được kiểm soát nếu doanh nghiệp muốn tối ưu hóa lợi nhuận và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Huỳnh Hà